¿Cómo hacer una planificación estratégica anual de tu emprendimiento? Ahora que estamos en diciembre - N6
Mañana tengo la segunda sesión de planificación estratégica con el equipo de Catholic Link (el emprendimiento que dirijo), y pensé que sería una buena oportunidad para compartir contigo en qué consiste una planificación estratégica y por qué es esencial que todo emprendimiento, sin importar su tamaño, dedique tiempo a este ejercicio al menos una vez al año.
¿Qué es la planificación estratégica y por qué la hacemos?
La planificación estratégica es ese espacio donde, como equipo, pausamos el trabajo frenético, respiramos profundo y reflexionamos sobre el año que ha pasado. Evaluamos si logramos los objetivos que nos planteamos, si el impacto fue el que deseábamos y, lo más importante, si seguimos avanzando en la dirección correcta.
Pero no se trata solo de mirar hacia atrás. También proyectamos el futuro: redefinimos objetivos, ajustamos estrategias y buscamos ideas creativas para mantenernos relevantes en un entorno digital que cambia a toda velocidad.
En Catholic Link, nuestra planificación se divide en dos sesiones clave:
Una sesión de evaluación, para mirar hacia atrás.
Una sesión de planificación, para trazar el camino hacia adelante.
Hoy quiero compartirte un resumen de cómo estructuramos estas sesiones para que, si te animas, puedas aplicarlo en tu propio proyecto.
Primera sesión: Evaluación
Preparación previa:
Antes de la reunión, cada líder de área debe preparar una breve presentación de los objetivos planteados el año anterior, junto con los resultados obtenidos. Si aplica, también recopilamos encuestas de satisfacción de nuestra audiencia. Esto nos da un contrapeso interesante: lo que nosotros creemos que logramos no siempre coincide con lo que percibe nuestra comunidad.
Revisando la misión, visión y valores:
Después de romper el hielo con algunos juegos digitales (usamos Kahoot), revisamos la misión, visión y valores del proyecto. Este paso es clave: nos preguntamos si seguimos siendo lo que decimos ser, si algún valor se ha quedado obsoleto o si deberíamos incorporar uno nuevo.
Aunque estos elementos no suelen cambiar con frecuencia, los 15 años de Catholic Link nos han enseñado que el entorno digital evoluciona constantemente y que los proyectos deben tratar de ponerse al día no solamente a nivel técnico, sino evaluando y renovando aspectos fundacionales, como la misión, la visión y los valores. Creo que este ejercicio ha sido clave para que Catholic Link se mantenga relevante en un contexto digital cambiante y complejo.
Presentaciones por área:
Cada equipo presenta los resultados de su trabajo durante el año. Primero, se comparten los objetivos planteados y luego los KPIs (indicadores clave de desempeño) que permiten medir si esos objetivos se alcanzaron.
Aquí es crucial ser claros. Los objetivos suelen ser abstractos, pero los KPIs los vuelven medibles. Por ejemplo, si uno de nuestros objetivos era “Que los lectores de Catholic Link se sientan satisfechos con nuestros artículos”, el KPI asociado podría ser obtener una calificación de "8 o más" en nuestra encuesta anual de satisfacción. Si trazamos objetivos sin indicadores clave, el objetivo se va a pasear al mundo de la fantasía y nunca sabremos si realmente lo alcanzamos o no.
Identificación de oportunidades de mejora:
Después de las presentaciones, dedicamos un momento a reflexionar sobre lo que puede mejorarse. Analizamos los objetivos y KPIs para ver si son realistas o si necesitan ajustes. En esta etapa, también identificamos las áreas donde debemos enfocar más esfuerzos en la siguiente sesión de planificación.
Temas varios y despedida:
Finalmente, el coordinador de la reunión aborda algunos temas prácticos que debemos tener en cuenta para el próximo año: cuestiones legales, contables o de organización interna. Este es como el momento de los “avisos parroquiales” dentro de la sesión.
Segunda sesión: Planificación
Preparación previa:
Para esta segunda reunión, los líderes de área deben llegar con tres elementos preparados:
Ideas de mejora e innovación en su área de responsabilidad.
Investigación sobre tendencias y benchmark: un análisis de lo que están haciendo proyectos similares (católicos o no) que les está funcionando.
Un plan de formación personal, para identificar lo que cada responsable debe aprender o perfeccionar para implementar las ideas que propone.
Es importante tener presente las conclusiones de la primera sesión, ya que estas nos dan las pistas sobre las áreas que necesitan mayor atención.
Presentación por área:
Cada responsable expone las tendencias identificadas, las ideas de mejora y las oportunidades de innovación para su área específica. Aunque en esta etapa intentamos evitar discusiones, a veces es inevitable porque surgen ideas que entusiasman o generan debate inmediato.
Lluvia de ideas y votación:
Después de las presentaciones, utilizamos una herramienta de pizarra compartida como Miro o Whimsical. Aquí hacemos una lluvia de ideas estructurada, dividiendo las propuestas en cuatro categorías:
Ideas para mejorar el producto o contenido.
Ideas para fortalecer la relación con la audiencia.
Ideas para optimizar procesos internos.
Ideas para hacer un uso más eficiente de los recursos.
Todo el equipo aporta sus ideas en esta herramienta digital, y luego se realiza una votación para identificar las propuestas más relevantes o viables. Las ideas más votadas pasan a una fase de evaluación: los coordinadores analizan su factibilidad, definen prioridades y, si es necesario, forman equipos transversales para trabajar en las propuestas más ambiciosas.
Definición de nuevos objetivos e indicadores:
Finalmente, con toda la información trabajada en ambas sesiones, definimos los nuevos objetivos del proyecto y sus indicadores clave. También establecemos cómo se realizarán las reuniones de seguimiento (mensuales o trimestrales) para evaluar el avance durante el año.
¿Por qué no deberías dejar de hacer una planificación estratégica de tu proyecto?
Espero que este modelo de planificación los haya ayudado a hacer una idea de cómo funciona un proceso de planificación anual. A veces nos dejamos llevar por la rutina y seguimos trabajando sin detenernos a reflexionar. El problema es que, sin darnos cuenta, nuestros proyectos pueden dejar de ser relevantes, y no sabemos en qué momento ocurrió.
Hay una metáfora que me encanta: dos leñadores están compitiendo para cortar troncos. Uno decide detenerse un momento para afilar su serrucho, mientras que el otro sigue trabajando sin pausa, a pesar de que su sierra está sin filo. ¿Quién crees que terminará primero?
La planificación estratégica es ese momento para afilar la sierra. Tal vez el leñador que no se detuvo termine el primer tronco más rápido, pero ¿qué pasará con el segundo o el tercero? Sin un serrucho afilado, el esfuerzo será cada vez mayor y los resultados, más pobres.
Somos seres humanos, perdemos el foco y la motivación con facilidad. Por eso creo que la planificación no solo debe hacerse una vez al año. Reuniones más cortas, trimestrales o bimestrales, para revisar objetivos y renovar la motivación del equipo, pueden marcar una gran diferencia. Aunque no siempre logramos implementarlo al 100%, cada vez que realizamos una planificación estratégica, los frutos se notan en muchos aspectos del proyecto.
Espero que este modelo te inspire a incorporar un espacio de planificación en tu propio emprendimiento.
🚀 Consejo de productividad o tecnología
No sé si les pasa lo mismo pero me cuesta planificar mi semana con Google Calendar. Ojo, la uso al 100% porque ahí están todos mis agendamientos y tareas de la semana. Pero para planificar, es decir, para ponerme objetivos y establecer mis prioridades de cada día, estoy tratando de utilizar una herramienta más sencilla, que se llama Tweek. Es un calendario minimalista donde puedes colocar todos tus pendientes día por día, pero además en la parte de abajo puedes poner tus objetivos del mes o de la semana, cosa que echo en falta en la mayoría de calendarios más desarrollados. Ya me cuentan si les parece útil. En este tipo de temas de organización personal, muchas cosas dependen de los gustos y usos de cada uno.
📚 Un libro o una película:
Hace unos días fui al cine a ver Wicked. Sinceramente, no esperaba demasiado de la película, pero me sorprendió positivamente. Más allá de la historia, me dejó pensando en algo muy real y urgente: vivimos en un mundo donde es demasiado fácil encerrarnos en nuestras propias ideas y demonizar a quienes no piensan como nosotros. Y ese encierro, lejos de ayudarnos, alimenta el insulto, el miedo, y en los peores casos, la violencia.
Lo que más me llegó de Wicked fue el mensaje sobre la importancia de hacer el esfuerzo —porque sí, es un esfuerzo— de ponernos en los zapatos del otro. De intentar entender no solo lo que piensan, sino por qué lo piensan. ¿Qué valores están defendiendo? ¿Qué es lo que hay detrás de sus creencias? Esto no significa que tengamos que renunciar a lo que creemos o conformarnos con verdades a medias. Se trata más bien de quitar etiquetas, mirar al otro como persona, y abrir un diálogo honesto y respetuoso.
Estoy convencido de que muchos de los desacuerdos que enfrentamos como sociedad no surgen porque nuestras ideas sean totalmente incompatibles, sino porque hemos dejado que el odio, la desconfianza y los prejuicios se metan en el medio. Y mientras eso pase, no hay conversación posible.
Si de verdad queremos construir una sociedad donde podamos convivir, donde las diferencias no nos destruyan, sino que nos enriquezcan, tenemos que aprender a llegar a acuerdos básicos. Y eso empieza, sí o sí, con el respeto mutuo. Sin respeto, no hay diálogo; y sin diálogo, no hay sociedad ni democracia que aguante.
Eso fue lo que Wicked me dejó: una invitación a escuchar más, a comprender mejor, y a recordar que, aunque pensemos diferente, siempre hay algo que nos conecta.
Como siempre, si este contenido te ha sido útil, te agradecería muchísimo que me ayudes llenando esta breve encuesta.
Un fuerte abrazo,
Mauricio
Muy útil Mauricio. No solo para emprendimientos, también para el plan de vida.
Saludos!