Cómo se organiza un evento online con 100,000 inscritos

Hola a todos, tengo literalmente 1 hora para escribir esta newsletter porque ando metido en uno de los lanzamientos más importantes que tenemos en Catholic Link: el lanzamiento del congreso Auténtica.

Apenas termine el congreso, me daré un espacio más amplio para explicarles mejor cómo funciona todo, pero por ahora quiero que vean, con ejemplos, algunas de las piezas digitales que nos permiten recibir a más de 100,000 inscritos y dirigirlos de la mejor manera para que puedan conectarse el día del evento y tener una buena experiencia.

Todo comienza con una buena página de inicio, donde explicamos de qué se trata el evento, cuál es el programa y se añade un formulario de inscripción. Pueden ver la página de bienvenida de Auténtica aquí.

Como pueden ver en el enlace, es una página muy limpia y toda la comunicación está orientada a la inscripción en el evento. Este tipo de páginas es mejor que no estén dentro de tu web oficial, donde tal vez tienes una barra de menú con varios botones de “Quiénes somos”, “Contacto”, “Categorías”, etc. La idea de una página de inicio es que quede claro que la única acción que la persona debe realizar —si quiere, por supuesto— es inscribirse en el formulario.

Este tipo de páginas las hacemos con una herramienta que se llama Lead Pages y una buena tasa de conversión (cuántas personas se inscriben por cada 100 que visitan) debería estar por encima del 40%.

Una vez que las personas se han inscrito, aparece la página de bienvenida. Piensa conmigo por un momento. Después de tomar la decisión de inscribirte en un evento, ¿cuál es la siguiente pregunta que te viene a la mente? Pues yo creo que, ¿cómo hago para participar? ¿Cómo me conecto? ¿Cómo me aseguro de no perdérmelo? Esa es la idea de la página de bienvenida, darle a la persona la información que necesita y el acceso a los canales de comunicación que le permitirán no perderse el evento. Puedes ver nuestra página de gracias aquí.

Como puedes ver, en nuestro caso, la mejor forma de ayudar a las personas a no perderse el evento, es estar dentro de nuestros grupos de WhatsApp. Por eso en nuestra página de bienvenida le damos muchísima importancia a que no se pierdan de participar en este canal.

Además de esto, los invitamos a seguirnos en redes sociales y también ofrecemos un Acceso VIP supereconómico para todas las personas que deseen tener algunos beneficios adicionales. ¿Por qué vendemos un acceso VIP? Fundamentalmente porque así cubrimos los costes que hacemos de publicidad digital. Es una estrategia muy buena que hemos aprendido con los años y que es superútil porque no es una barrera de entrada para inscribirse, el que quiere lo compra y el que no quiere no. Cuando un evento tiene costo para inscribirse, por más reducido que sea, va a reducir drásticamente su tasa de inscritos.

Ok… Una vez que las personas han llenado el formulario y nos han dejado su correo electrónico; y además se han inscrito en nuestros grupos de WhatsApp, ¿qué tenemos que hacer? Pues la respuesta es fácil, hay que escribir correos electrónicos y mensajes de WhatsApp tratando de animar a las personas a participar en el evento. A veces la gente también tiene dudas, objeciones, preguntas, etc., todo eso hay que tratar de responderlo en el lapso de tiempo que existe entre el inicio de la captación de inscritos y la fecha del evento.

Les cuento algo que ustedes ya saben, las personas se inscriben en evento online porque les da FOMO (Fear Of Missing Out o Síndrome de perderse algo bueno), pero no necesariamente porque el evento realmente les interesa. Una buena tasa de participación (cantidad de personas que participan en vivo en el evento por cada 100 inscritos) es del 20% en adelante. Es decir, de las 100,000 personas inscritas para Auténtica sabemos que asistirán en vivo, si hacemos una buena convocatoria, alrededor de 20,000. Claro que muchas personas verán las grabaciones, y eso suma, pero los números son más o menos así.

Ok, se me está agotando la hora que tenía, tengo que volver a mis quehaceres como fontanero digital del congreso, de todas maneras no quiero dejarlos sin conocer algunas herramientas que utilizamos para gestionarlo todo.

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¿Cómo gestionamos más de 100 grupos de WhatsApp a la vez? Utilizamos FunnelChat.

¿Dónde gestionamos la venta de los accesos VIP? Lo hacemos con Teachable.

¿Cómo transmitimos un evento con 20,000 (Ojalá) personas conectadas. Lo hacemos a través de StreamYard y las personas lo ven en Youtube.

¿Cómo enviamos correos electrónicos masivos a tantas personas y creamos automatizaciones de mailing? Aquí usamos Mailerlite

¿Dónde puedo aprender más sobre Marketing Digital y aprender a hacer lanzamientos para audiencias católicas como este? Quédate atento a este newsletter porque pronto habrá novedades.

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Esto nada más, me voy corriendo. Si te gustó esta publicación anímate y déjame un comentario.

Dios te bendiga.